Prefekten har det övergripande ansvaret för genomförande av val på institutionsnivå och beslutar om på vilket sätt valet ska genomföras. I Lunds universitets valföreskrifter beskrivs de olika tillvägagångssätten.

Om prefekten väljer att genomföra valet elektroniskt kan fakultetskoordinator (se kontaktruta) bistå med stöd. Ta kontakt i god tid för att lägga upp en tidplan. 

Tänk även på att stämma av tidplan och arbetsfördelning med valberedningen. Om valberedningen inte är beslutsför behöver fyllnadsval genomföras innan valet kan påbörjas.

Prefekten ska fastställa röstlängden och delge berörda tidigast åtta och senast två veckor före den sista dagen som det är möjligt att rösta.

Röstlängden anger vilka personer som är röst- och nomineringsberättigade i valet och ska avse anställningsförhållandena den 1:a samma månad som den fastställs.

Institutionens personalsamordnare kan hjälpa till att ta fram ett underlag.

Mall för fastställande av röstlängd finns i LU Box

Prefekten ansvarar för att informera om valet och bjuda in anställda att nominera. I informationen ska det framgå vilka ordinarie poster som ska tillsättas samt eventuella suppleanter i respektive kategori (vetenskapligt kompetenta lärare och övriga anställda).

Den som har rösträtt har även rätt att nominera en eller flera kandidater till de olika uppdragen. Det är tillåtet att nominera sig själv.

Nomineringar ska lämnas till valberedningen. 

Mall för nomineringsbrev finns i LU Box.

Innan valberedningen bereder nomineringarna bör det kontrolleras att:

• den som har nominerat är nomineringsberättigad i valet
• den nominerade är valbar i den aktuella kategorin (vetenskapligt kompetent lärare eller övriga anställda)
• den nominerade är tillfrågad och tillgänglig för uppdraget (om det inte framgår av nomineringen)

Valberedningen ska i sitt arbete eftersträva stor öppenhet för olika intressen och åsiktsriktningar. Företrädare för personalorganisationerna har närvaro-, yttrande- och förslagsrätt. 

Vid val av prefekt samt ställföreträdande prefekt ska även företrädare för berörda studentkårer ges närvaro-, yttrande- och förslagsrätt. Valberedningen lämnar sitt förslag på prefekt och ställföreträdande prefekt efter samråd med dekan. 

Mall för valberedningens förslag finns i LU Box.

Val kan genomföras på flera olika sätt:

• elektronisk röstning
• poströstning
• röstning i vallokal
• valmöte

Information om de olika tillvägagångssätten, och de regler som ska vara uppfyllda vid respektive tillvägagångssätt, finns i Lunds universitets valföreskrifter. 

Resterande del av den här guiden utgår från elektronisk röstning.

Senast två veckor före sista möjliga dag att rösta ska följande skickas till varje röstberättigad enligt den fastställda röstlängden:

• information om vilka val som ska genomföras
• valberedningens förslag på personer till respektive uppdrag
• information om var fastställd röstlängd finns tillgänglig
• information om sista dag och tid att rösta
• information om tid och plats för möte för offentliggörande av valresultat
• webbadress till det elektroniska röstningsformuläret.

Ovanstående gäller elektroniska val. Se universitetets valföreskrifter om valet genomförs på annat sätt.

Mall för kallelse till val finns i LU Box.

Resultatet presenteras vid ett i förväg angivet offentligt möte.

Prefekten är normalt sett ordförande, men kan också välja att utse någon annan. Därutöver utses två röstberättigade att närvara när valresultatet presenteras samt att, jämte ordföranden, justera protokollet.

Är inte tillräckligt många röstberättigade närvarande får ordförande utse andra anställda att vara rösträknare och justeringspersoner. Om två eller flera kandidater fått lika många röster avgör lotten ordningen mellan dem. Ordföranden beslutar hur lottdragning i så fall ska genomföras.

Protokoll ska föras vid mötet för offentliggörande av valresultat vid elektroniskt val. Protokollet ska innehålla:

• uppgifter om tid och plats för sammanräkningen,
• förteckning över de närvarande,
• antalet avgivna röster,
• antalet ogiltiga röster
• för varje val det antal röster som varje person erhållit samt de personer som efter avslutad sammanräkning förklarats valda eller föreslagna.

Mall för protokoll finns i LU Box.

Ovanstående gäller elektroniska val. Se universitetets valföreskrifter om valet genomförs på annat sätt.

När valet är genomfört ska prefekten informera institutionen om valresultatet på lämpligt sätt samt skicka en skannad kopia av valprotokollet till fakultetskoordinator.

Vid val av prefekt och ställföreträdande prefekt är det dekan som fattar beslut efter förslag från institutionens anställda. 

Vid elektroniska val ska fastställd röstlängd, valresultat samt protokoll diarieföras och arkiveras vid institutionen.

Se universitetets valföreskrifter om valet genomförs på annat sätt.