Syftet är att ge bättre förutsättningar för institutionernas utbildning och forskning genom att skapa en mer robust och effektivare ledning, styrning och administration. Detta är angeläget för att kunna bibehålla kärnverksamhetens kvalitet i mötet med en snabbt föränderlig omvärld och allt stramare ekonomiska förutsättningar. Förändringen ska ske med bibehållen hög autonomi i kärnverksamheten.

Nuvarande organisation med små och många enheter leder till en rad problem och svårigheter med stor risk för negativ påverkan på utbildning och forskning. Här listas några av de problem som har identifieras:  

• Små ekonomier begränsar institutioners beslutsutrymme och gör dem mer sårbara för exempelvis nedgångar i externa medel eller ökade krav på samfinansiering.  
• Små enheter har svårare att bemanna akademiska ledningsuppdrag och att skapa ett hållbart ledarskap.
• Små personalvolymer innebär en risk för att kollegiala val reduceras till en papperskonstruktion.  
• Små enheter innebär ofta ett begränsat administrativt stöd till ledning och övrig personal samt ökad sårbarhet för personalförändringar.
• Många enheter försvårar möjligheterna till en resurseffektiv koordination av administration inom områden som ekonomi, personal och kvalitetssäkring.
• Många enheter gör att det uppstår lokala tolkningar av regler och riktlinjer och flera olika processer för att hantera samma typ av ärende.     

Mer information om bakgrunden till organisationsförändringen finns i fakultetsstyrelsens inriktningsbeslut - se länk längre upp på sidan.

Organisationsprojektet handlar om att utveckla och driva förändring inom institutionernas ledning, styrning och administration. Det handlar alltså inte om att slå samman huvudområden, bilda nya utbildningsprogram, ändra forskningsprioriteringar eller liknande. Bildandet av nya, större enheter är snarare ett sätt att kunna bevara en mångfald av ämnen och inriktningar inom såväl forskning som utbildning. Målsättningen är dock att förändringar i sättet att leda, styra och administrera verksamheten ska skapa förutsättningar att ytterligare utveckla och förbättra forskning och utbildning. 

Förändringar i utbildning och forskning kan givetvis komma att ske inom ramen för de nya större enheter som bildas, men då drivs dessa av idéer och behov identifierade av just institutionerna.

Kollegial styrning handlar om både kultur och struktur. Det kulturella innefattar bland annat idén om vikten av en upplyst dialog. Det strukturella innebär att kollegiet väljer sina egna ledare, men också att kollegiet – eller snarare representanter organiserade i styrelser, nämnder och råd – fattar gemensamma beslut eller ger förslag till beslut.

Den kollegiala styrningen bygger alltså på att beslut fattas med utgångspunkt i den expertis och erfarenhet som finns inom forskning och utbildning. Med det sagt är det viktigt att komma ihåg att den kollegiala styrningen samexisterar med en linjeorganisation. Linjeorganisationens styrmekanismer baseras inte på kollegial kvalitetsbedömning, utan på lagar och regler, strategiska mål samt fördelning av ekonomiska medel.

Det finns fler kollegor som kan ta uppdrag i styrelse, institutionsledning, beredande grupper och valberedning. En större institution gör det också möjligt att rotera mellan dessa uppdrag och förbereda yngre kollegor på att ta på sig olika uppdrag.

Organisationsprojektet syftar inte till att dra ned och åstadkomma besparingar, utan om att kunna möta ökade krav och utmaningar med befintliga resurser. Genom att skapa ökad samordning och en effektivare administration frigörs resurser som kan användas till mer kvalitativt administrativt stöd eller till kvalitetshöjande åtgärder inom utbildning och forskning. 

Ett alternativ till att minska antalet enheter vore att centralisera väsentligt mer beslutsmakt till fakultetsnivån. En sådan lösning skulle möta flera av de utmaningar som har identifierats, inte minst vad gäller ineffektiv användning av våra samlade administrativa resurser, sårbara ekonomier och begränsade möjligheter att fatta strategiska beslut. En centralisering skulle dock gå emot en etablerad praxis inom fakulteten som kännetecknas av att verksamheten har mycket hög autonomi.

Ett annat alternativ vore att helt professionalisera lednings- och styrningsorganisationen genom att överge det kollegiala styret till förmån för rekryterade chefer. Det alternativet är dock inte förenligt med universitetets arbets- och delegationsordning och ses heller inte som önskvärt.

Utmaningarna med många och små institutioner/enheter har uppmärksammats av tidigare fakultetsledningar sedan minst femton år tillbaka i tiden. Ökade krav på strategiskt och effektivt resursutnyttjande och det växande behovet av specialiserade stödfunktioner har gjort det alltmer angeläget att åtgärda situationen. Genom att under de närmaste åren bilda större enheter hoppas vi kunna undvika att hamna i ett akut behov av förändring. 

Varken inriktningsbeslutet eller den nuvarande projektplanen anger vilka av våra befintliga institutioner som ska gå samman och bilda nya enheter. Under början av höstterminen 2023 har projektgruppen träffat samtliga institutionsledningar för att lyssna in tankar och idéer. Gruppen inhämtar också erfarenheter från andra enheter, både inom Lunds universitet och andra lärosäten. Utifrån detta arbete ska projektgruppen ta fram förslag på möjliga sammanslagningar.

I början av 2024 ska förslag på nya enheter vara framtagna, enligt projektplanen. Dessa förslag kommer att behöva diskuteras och kanske revideras.  Det är i nuläget svårt att säga när formella beslut kan fattas. 

Enligt inriktningsbeslutet ska förändringarna ske successivt. Målbilden är att antalet institutioner (motsvarande) under de kommande sex åren ska minska från dagens elva till cirka hälften, med en minskning till åtta enheter under de kommande 3-4 åren. Det är viktigt att poängtera att en lyhördhet för processen behöver finnas när det gäller takten i förändringsarbetet, och exakt när nya enheter kommer att bildas är svårt att säga. 

Teknisk och administrativ personal samt personal med akademiska ledningsuppdrag kan komma att beröras mest.  
För en del TA-personal innebär organisationsförändringen att de kommer att vara en del av nya, större administrativa grupper på institutionsnivå. Ambitionen är att det ska leda till förbättrad samordning av administrativa processer och bidra till minskad sårbarhet, samt ge möjligheter till fördjupad kompetens för den administrativa personalen.

Lärare och forskare kan komma att påverkas genom att de blir en del av en större enhet med en ny ledning, men deras arbetsuppgifter kommer inte att påverkas direkt.

Det är ännu inte bestämt och det är något som berörda institutioner måste kunna vara med och påverka. Projektgruppen har som mål att ta fram modeller och förslag på hur större enheter kan organiseras som kan ligga till grund för diskussioner. Under hösten kommer projektgruppen att hämta in kunskap om hur andra större enheter, både inom Lunds universitet och andra lärosäten, har valt att organisera sig. 

Organisation och ledningsstruktur kommer att bero på vilka institutioner som ska gå samman och de förutsättningar som råder i just det samgåendet. Det är viktigt att poängtera att den kollegiala styrningen ska värnas och vidareutvecklas i de nya konstellationerna.

De risker som hittills identifierats är framför allt relaterade till autonomi, ämnesidentitet och profilering gentemot omvärlden samt storleksasymmetri mellan ingående enheter.

Andra risker kan handla om ökat avstånd mellan ledning och medarbetare och uppkomsten av en alltmer komplex struktur med nya hierarkiska nivåer inom respektive institution. Projektgruppen har i uppgift att förhålla sig till dessa risker och lägga förslag som beaktar dessa och ytterligare risker som identifieras under arbetets gång.  

Även om projektet medför risker är det viktigt att komma ihåg att en oförändrad organisationsstruktur också hade inneburit risker och utmaningar.