Val av prefekter och institutionsstyrelse

Prefekten har det övergripande ansvaret för genomförande av val på institutionsnivå. Fakultetskoordinator (se kontaktruta) bistår med stöd. Ta kontakt i god tid för att lägga upp en tidplan som innehåller följande:

• Framtagande av röstlängd (delge fakultetskoordinator Excelversion).
• Nomineringsperiod start/slut
• Valberedningens arbete start/slut
• Valberedningens förslag skickas till fakultetskoordinator (datum)
• Val startar (datum)
• Sista dag att rösta (datum)
• Offentliggörande av valresultat (tidigast kl. 11 dagen efter sista dag att rösta)  

Tänk även på att stämma av tidplan och arbetsfördelning med valberedningen. Om valberedningen inte är beslutsför behöver fyllnadsval genomföras innan valet kan påbörjas.

Prefekten ska fastställa röstlängden och delge berörda tidigast åtta och senast två veckor före den sista dagen som det är möjligt att rösta.

Röstlängden anger vilka medarbetare som är röst- och nomineringsberättigade enligt anställningsförhållandena per den 1:a samma månad som den fastställs.

Institutionens HR-partner tar fram ett underlag.

Ett diarienummer upprättas på institutiionen som används för de dokument som rör valet i fråga (röstlängd, prefekts förslag, resultat från Easyvote samt valprotokollet).

Mall för fastställande av röstlängd finns i LU Box

Prefekten ansvarar för att informera om valet och bjuda in anställda att nominera. I informationen ska det framgå vilka ordinarie poster som ska tillsättas samt eventuella suppleanter i respektive kategori (vetenskapligt kompetenta lärare och övriga anställda).

Den som har rösträtt har även rätt att nominera en eller flera kandidater till de olika uppdragen. Det är tillåtet att nominera sig själv.

Nomineringar ska lämnas till valberedningen. 

Mall för nomineringsbrev finns i LU Box.

Innan valberedningen bereder nomineringarna bör det kontrolleras att:

• den som har nominerat är nomineringsberättigad i valet, det vill säga ingår i röstlängden
• den nominerade är valbar i den aktuella kategorin (vetenskapligt kompetent lärare eller övriga anställda)
• den nominerade är tillfrågad och tillgänglig för uppdraget (om det inte framgår av nomineringen)

Valberedningen ska i sitt arbete eftersträva stor öppenhet för olika intressen och åsiktsriktningar. Företrädare för personalorganisationerna har närvaro-, yttrande- och förslagsrätt. 

Vid val av prefekt samt ställföreträdande prefekt ska även företrädare för berörda studentkårer ges närvaro-, yttrande- och förslagsrätt. Valberedningen lämnar sitt förslag på prefekt och ställföreträdande prefekt efter samråd med dekan. 

Mall för valberedningens förslag finns i LU Box.

Valet upprättas i systemet Easyvote av fakultetskoordinator. Easyvote är ett valsystem som har fokus på att valhemligheten respekteras full ut. 

Senast två veckor före sista möjliga dag att rösta ska följande skickas till varje röstberättigad enligt den fastställda röstlängden:

• information om vilka val som ska genomföras
• länk till Easyvote
• valberedningens förslag på kandidater till respektive uppdrag (bifogas mailet)
• fastställd röstlängd (bifogas mailet)
• information om sista dag och tid att rösta
• information om tid och plats för möte för offentliggörande av valresultat.

Inbjudan med länk till Easyvote skickas ut samma morgon som valet startar, efter att fakultetskoordinator bekräftat att valet startat utan problem. 

Mall för kallelse till val finns i LU Box.

Resultatet presenteras vid ett i förväg angivet offentligt möte i enlighet med punkt 6 ovan.

Prefekten är normalt sett ordförande, men kan också välja att utse någon annan. Därutöver utses två röstberättigade att närvara vid mötet som kontrollanter och justerare av valprotokollet.

Om två eller flera kandidater fått lika många röster avgör lotten ordningen mellan dem. Ordföranden beslutar hur lottdragning i så fall ska genomföras.

Protokoll ska föras vid mötet för offentliggörande av valresultat vid elektroniskt val. Protokollet ska innehålla:

• uppgifter om tid och plats för sammanräkningen,
• förteckning över de närvarande,
• antalet avgivna röster,
• antalet ogiltiga röster
• för varje val det antal röster som varje person erhållit samt de personer som efter avslutad sammanräkning förklarats valda eller föreslagna.

Mall för protokoll finns i LU Box.

När valet är genomfört ska prefekten informera institutionen om valresultatet på lämpligt sätt samt skicka en skannad kopia av valprotokollet till fakultetskoordinator.

Vid val av prefekt och ställföreträdande prefekt är det dekan som fattar beslut efter förslag från institutionens anställda. 

Vid elektroniska val ska fastställd röstlängd, valberedningens förslag på kandidater, valresultat samt protokoll diarieföras och arkiveras vid institutionen.